ארגון אירועי התרמה לעמותות

ארגון אירועי התרמה מהווה מרכיב חשוב במאמצי גיוס התרומות של ארגונים. בנוסף לגיוס הכספים מיועדים האירועים לקדם את יחסי הציבור של הארגון ולחזק  את הקשרים עם התורמים הקיימים. האירועים עשויים גם לשמש זירה למפגשים בין  אנשי עסקים שנפגשים למען מטרה חשובה.

כיצד מתכננים אירועי התרמה?
הצלחת האירוע תלוי קודם כל בתכנון נכון גם תקציבית. כל תהליך עבודה על אירוע עובר בשלב מסוים נקודת "אל-חזור". אירועים שאינם מתוכננים היטב גורמים להפסדים במקום לגיוס כספים. אירועי התרמה יכולים להיות מגוונים מאוד וכוללים: אירועי גאלה  וקוקטיילים איכותיים, קונצרטים, תערוכות, טיולים למטרות גיוס ועוד.

בנוסף לקביעת אופיו ותוכנו של האירוע יש לקבוע את מועד (יש לוודא שאין הרבה אירועים אחרים הנערכים במקביל) ואת מקום האירוע, את קהל היעד, לשלוח הזמנות, לדאוג לקייטרינג, קטלוג וחומרי פרסום ועוד. התכנון הטכני עשוי גם לכלול: תאורה, מערכת הגברה, מאבטחים, סדרנים,  מוצרי פרסום, תעודות הוקרה ומדליות, הפעלת מתנדבים, הבטחת כיסוי ביטוחי ועוד.

מה הם הגורמים לאירוע התרמה מוצלח?
במידה ולארגון המארח אין ניסיון בארגון אירוע התרמה, מומלץ לרגוש שרותים של חברה מקצועית. חברה מיומנת תארגן את האירוע באופן יעיל. רצוי  לשלב את העבודה של החברה עם המתנדבים של העמותה.

תכנון וניהול אירועי התרמה מציבים אתגר ניהולי מיוחד בפני העמותות. עבור ארגון חדש שחייב להשקיע ככל האפשר בגיוס תורמים חדשים ובביסוס יחסי הציבור שלו בהשוואה לעמותה וותיקה, אירוע התרמה בהחלט עשוי לשמש אמצעי מתאים להשגת המטרה. עמותה וותיקה עם ניסיון בארגון אירועי התרמה צריך להשקיע ברעיונות מקוריים לאירועים חדשים, במאמץ לשמר את הקשרים עם תורמים קיימים וכן לאתר תורמים חדשים.  

פעילי העמותה המארגנים צריכים להיות איכותיים ונלהבים ועליהם לקבל הנחיות מדויקות לגבי התפקיד שלהם לפני כל אירוע, במהלכו ואחריו. ביטוי אמריקאי אומר לגבי מתנדבים: "או שתשתמש בהם או שתאבד אותם".

במידה והעמותה מחליטה לנהל אירוע התרמה בעצמה וכחלק מהתכנון מומלץ לארגן את העובדים לפי משימות כאשר כל קבוצת עובדים ומתנדבים אחראית על תחום מסוים בארגון האירוע. הצוותים צריכים לתאם את פעילויותיהם ויש לבחור אדם מתאים שינהל את כולם. מתנדבים הנוטלים חלק בתכנון ובביצוע האירוע, עשויים בהמשך להפוך למעורבים ונלהבים עוד יותר.

מה ניתן לצפות לאחר אירוע התרמה מוצלח?
כאשר האירוע מוצלח, נשמר מעגל התורמים וחדשים נוספים אליו. אירוע ההתרמה מפרסם את העמותה והיא נחשפת לציבור ולמדיה. באירוע, הפעילים הופכים למחויבים ומקצועיים יותר.

[1]  בכל מקום של שימוש בלשון זכר, יא להתייחס כאילו מדובר בשני המינים באותה מידה